Reforma Tributária
Fim do período de adaptação expõe contribuintes do regime regular a penalidades severas na emissão e no cancelamento de documentos fiscais
A partir de 3 de agosto de 2026, as empresas brasileiras do regime regular — ou seja, as não optantes pelo Simples Nacional, independentemente de apurarem o IRPJ pelo lucro real ou presumido — enfrentam o primeiro grande marco operacional da Reforma Tributária do consumo. Encerra-se a flexibilização definida pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, tornando-se exigível, na prática, o preenchimento dos campos relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) nos documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e a NFC-e.
A base sistêmica dessa exigência é a Nota Técnica NF-e 2025.002, cujas regras de validação passam a rejeitar automaticamente os documentos que não contiverem os novos grupos de informação.
Durante o exercício de 2026, o preenchimento exige a aplicação de uma alíquota-teste de 1% (composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS). Conforme o artigo 348 da Lei Complementar nº 214/2025 (com as alterações da Lei Complementar nº 227/2026), a apuração possui caráter meramente informativo e de parametrização de sistemas, sem gerar recolhimento efetivo de valores. No entanto, a ausência de impacto financeiro imediato na guia de recolhimento não isenta as empresas de sanções operacionais severas.
A principal consequência para quem não atualizar os sistemas de faturamento é a rejeição automática das notas fiscais pelas Secretarias de Fazenda (Sefaz), nos ambientes autorizadores da NF-e e da NFC-e. Sem a emissão do documento, a empresa fica impedida de faturar, despachar mercadorias e dar continuidade à sua operação diária. Vanessa Cardoso, advogada tributarista fundadora do VCI|LAW, alerta para o risco iminente de paralisação nas cadeias de suprimentos.
Além da trava sistêmica, a legislação estabelece penalidades específicas quanto ao preenchimento e ao cancelamento de documentos fiscais. Especificamente para o ano-teste de 2026, o descumprimento das obrigações acessórias pode expor a empresa a multas de 6% do valor da operação no caso da CBS e 12% no caso do IBS — percentuais que convivem com a alíquota-teste de apenas 1%, que sequer é recolhida.
Há, contudo, um mecanismo relevante de mitigação: quando o auto de infração decorrer exclusivamente do descumprimento de obrigação acessória, o contribuinte será intimado a sanar a irregularidade no prazo de 60 dias e, atendida a intimação, a penalidade é extinta, sem aplicação de multa (artigo 348, §§ 3º e 4º, da LC nº 214/2025, com redação da LC nº 227/2026).
Já no regime sancionatório permanente, estruturado no artigo 341-G da LC nº 214/2025 (incluído pela LC nº 227/2026), o cancelamento irregular de documentos fiscais pode gerar multas que alcançam até 100% do tributo de referência, além do agravamento por reincidência.
A esses percentuais soma-se o agravamento por reincidência, com majoração da penalidade quando constatada nova infração da mesma natureza no período de três anos — o que eleva ainda mais o teto real da exposição.
“A margem para erro na parametrização sistêmica é reduzida, mas o legislador construiu, para 2026, uma janela pedagógica que não pode ser desperdiçada: o saneamento tempestivo da irregularidade extingue a penalidade. O risco não está apenas no percentual da multa, e sim em ignorar esse mecanismo de regularização. Um erro de parametrização de TI e/ou contabilidade, se não corrigido no prazo, deixa de ser um problema operacional e se converte em contingência tributária relevante, capaz de desestabilizar o planejamento financeiro”, detalha Cardoso.
O cronograma de agosto afeta exclusivamente as empresas do regime regular. Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais (MEI) estão dispensados da obrigatoriedade do preenchimento dos campos de IBS e CBS, salvo se optarem pelo recolhimento desses tributos. Para esses regimes, a exigência dos campos passa a valer apenas em 4 de janeiro de 2027, conforme o cronograma da Nota Técnica NF-e 2025.002 e o art. 348 da LC nº 214/2025.
Um ponto adicional de atenção para as empresas do Simples Nacional: a partir de 1º de setembro de 2026, as notas fiscais de serviço deverão ser emitidas pelo Emissor Nacional da NFS-e, e não mais pelo sistema da Prefeitura de São Paulo. A obrigatoriedade decorre da Resolução CGSN nº 189, de 23 de abril de 2026, que alterou os artigos 59 e 79 da Resolução CGSN nº 140/2018.
Os profissionais liberais e autônomos beneficiados pela isenção do art. 1º da Lei nº 14.864/2008 já deverão utilizar obrigatoriamente o Emissor Nacional a partir de 1º de agosto de 2026. Após essas datas, o sistema municipal de São Paulo não será desativado, mas ficará disponível apenas para consulta e emissão retroativa de documentos.
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