Entenda os cuidados na emissão e correção das novas notas fiscais

A adaptação das empresas às novas notas fiscais não envolve apenas os sistemas utilizados, mas também a revisão de cadastros, códigos e informações que precisarão constar nos documentos. Para as empresas do Simples Nacional, as regras relacionadas ao IBS e à CBS passam a produzir efeitos a partir de janeiro de 2027.

Nesse cenário de mudanças, erros no preenchimento dos documentos podem gerar dúvidas sobre quando é possível corrigi-los, quando é necessário cancelá-los e quais são os procedimentos adequados para cada situação. A seguir, Sthefani Rocha, sócia-fundadora do escritório Reis Rocha Advogados, explica como funciona a correção de notas fiscais e quais cuidados as empresas devem adotar durante o período de transição.

1. É possível corrigir uma nota fiscal emitida incorretamente?

Depois de emitida e autorizada, a nota fiscal não pode ser simplesmente alterada pelo contribuinte. Logo, caso seja identificado algum erro, o primeiro passo é analisar a nota fiscal e entender qual foi o equívoco cometido, visto que a forma de correção dependerá da natureza desse erro. Em algumas situações, é possível utilizar a Carta de Correção Eletrônica para fazer esses ajustes; em outros casos, o caminho adequado será o cancelamento da nota e a emissão de uma nova.

2. A nota fiscal emitida incorretamente precisa ser cancelada?

A nota fiscal já emitida e autorizada pode ser corrigida por meio da Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Dentre os ajustes que podem ser realizados, os principais estão relacionados aos dados do emitente e do destinatário, aos dados do produto ou serviço, aos detalhes sobre as condições da venda, à forma de pagamento e eventuais informações adicionais.

Por outro lado, o cancelamento da nota será o caminho adequado quando for necessário alterar a própria natureza da operação — por exemplo, alterar uma compra e venda para uma locação — ou quando o contribuinte tiver interesse em cancelar itens listados na nota ou adicionar novos itens.

3. Qual o prazo para cancelar ou corrigir uma nota fiscal emitida com erro?

O prazo para cancelamento da NF-e pode alterar de acordo com a legislação de cada estado, mas a regra nacional prevê que o prazo regular é de 24 horas para mercadorias que ainda não circularam. 

Caso o empresário identifique eventual erro após o prazo de 24 horas, poderá utilizar a Carta de Correção Eletrônica, quando cabível. Também existem outras opções para ajuste da nota emitida, como, por exemplo, a nota complementar para aumentar o valor do imposto que estava faltando ou uma nota de estorno para indicar as informações que estavam erradas e, em seguida, realizar a emissão de uma nova nota com os dados corretos.

Se o empresário não realizar a correção, poderá ficar sujeito a uma eventual autuação, bem como ao pagamento de multa.

4. Como ficam as correções de notas fiscais no período de adaptação ao IBS e à CBS?

Não foram realizadas alterações nos instrumentos disponíveis para a correção de erros nas notas, mas foi criado um ambiente protegido para que os contribuintes possam se adaptar às novas obrigações relativas ao IBS e à CBS. Nesse sentido, foi instituído o Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT), que funcionará como um instrumento de adaptação assistida ao novo modelo tributário, evitando que eventuais inconsistências decorrentes do período de adaptação e ajuste possam acarretar multas e autuações.

5. Como funciona o PNCT?

Com o PNCT, a administração tributária poderá identificar erros ou inconsistências e comunicar o contribuinte para que ele ajuste sua emissão fiscal, sem que essa comunicação retire a espontaneidade no cumprimento das obrigações fiscais e sem que seja considerada o início de uma fiscalização. Ou seja, o empresário terá a possibilidade de corrigir eventuais erros que a administração tenha identificado no cruzamento de informações. Caso o empresário não realize os ajustes necessários, poderá ser instaurado um procedimento fiscal formal.

6. Como o empresário deve se precaver para não cometer novos erros?

Estamos em um período de transição que exigirá a observância do regime antigo e, ao mesmo tempo, a implementação gradual de um novo modelo. Tal cenário demandará atenção dos empresários para que compreendam quais códigos devem ser utilizados, como a nota fiscal deve ser preenchida e como otimizar esse preenchimento, de modo que isso não impacte negativamente sua alíquota final.

É importante que haja contato direto com o contador e, quando necessário, orientação jurídica, para evitar erros e, principalmente, para que esse preenchimento seja realizado de forma otimizada, sempre observando todas as nuances tanto do regime antigo quanto do novo modelo tributário.

7) Quem poderá participar do PNCT? 

O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5/2026, que implementou o PNCT, prevê que estarão aptos a participar do programa os empresários que cumprirem as obrigações acessórias relativas ao IBS e à CBS. Contudo, ainda que o empresário não tenha cumprido todas as obrigações, ele poderá permanecer no PNCT se (i) demonstrar evolução contínua no cumprimento das obrigações; (ii) responder tempestivamente às comunicações; (iii) ajustar até 31/12/2026 as inconsistências comunicadas; e (iv) mantiver um contador responsável pela conformidade fiscal.