Nova plataforma do INSS exigirá revisão urgente de processos internos em RHs e empresas

A publicação da Portaria DTI/DIRBEN/INSS nº 156/2026 criou oficialmente o sistema INSS Empresa, nova plataforma digital que permitirá às empresas consultar informações previdenciárias de empregados durante a vigência do vínculo empregatício. A medida entrou em vigor no último dia 15/5 e deve impactar diretamente as rotinas de recursos humanos, segurança do trabalho, medicina ocupacional e jurídico trabalhista.

A plataforma substituirá o antigo sistema Conadem (Consulta Auxílio-Doença por Empresas) e tem como objetivo ampliar a integração entre empresas e Previdência, além de trazer mais agilidade, transparência e segurança no acesso às informações previdenciárias.

Segundo a advogada trabalhista Fernanda Miranda, sócia da área Trabalhista e Sindical do Duarte Tonetti Advogados, a mudança exigirá revisão imediata de processos internos e maior integração entre áreas estratégicas das empresas.

“A tendência é que as empresas passem a ter acesso mais rápido e estruturado às informações previdenciárias dos empregados, o que impacta diretamente a gestão de afastamentos, estabilidade provisória, retorno ao trabalho e prevenção de passivos trabalhistas”, afirma.

Entre as informações que poderão ser acompanhadas pelas empresas estão afastamentos previdenciários, concessão de benefícios por incapacidade, histórico de afastamentos e atualizações relacionadas aos benefícios vinculados ao trabalhador. Também há expectativa de integração mais eficiente com eSocial, sistemas de folha de pagamento, SST e controles internos.

Para Fernanda, o novo cenário exigirá atuação conjunta entre RH e outros departamentos das empresas. “A nova plataforma amplia a necessidade de alinhamento entre áreas internas. Não se trata apenas de acessar informações, mas de estruturar processos seguros de acompanhamento, validação de dados e gestão de riscos ocupacionais e trabalhistas”, explica.

Proteção de dados pessoais

A especialista destaca ainda que um dos principais pontos de atenção envolve a proteção de dados pessoais sensíveis dos trabalhadores. “As informações relacionadas à saúde do empregado possuem proteção especial pela LGPD. Isso exige das empresas políticas claras de acesso, controle de compartilhamento de informações, rastreabilidade e armazenamento seguro dos dados”, alerta.

Segundo a advogada, o uso inadequado dessas informações pode gerar ações trabalhistas, responsabilização civil, autuações administrativas e riscos reputacionais.

Outro impacto relevante da plataforma, segundo Fernanda, será a possibilidade de identificação mais rápida de padrões de adoecimento e reincidência de afastamentos.

“O acesso estruturado aos dados previdenciários permitirá uma gestão mais estratégica dos riscos trabalhistas e ocupacionais. As empresas poderão identificar setores com maior incidência de afastamentos, possíveis falhas ergonômicas e problemas relacionados ao ambiente de trabalho”, afirma.

Diante da entrada em vigor da nova plataforma, a recomendação é que empresas revisem seus controles internos, definam responsáveis pelo acesso ao sistema, atualizem políticas relacionadas à LGPD e promovam capacitação das equipes envolvidas.

“O momento é oportuno para que RHs e empresários revisem procedimentos internos e se preparem para essa nova realidade digital da Previdência”, conclui.