Por Bruno Galvão Ferola e Pedro Arantes*
Artigo publicado originalmente no LexLatin
Um dos grandes obstáculos de um programa de integridade é a gestão dos terceiros com quem se contrata, principalmente no que tange ao mapeamento da criticidade do risco envolvido, que varia de acordo com a parceria de negócio.
Uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, possui diversos parceiros cuja relação é diária, sejam fornecedores, distribuidores, clientes, escritório de advocacia ou de contabilidade, uma empresa de treinamentos ou eventos e assim por diante.
Mas afinal, será que de fato aquele parceiro ou fornecedor é mesmo de confiança? A credibilidade de uma relação comercial pode ser construída por fatores como a qualidade na entrega dos produtos e serviços, o cumprimento das cláusulas e prazos contratuais e o pagamento em dia. Porém, não somente de aspectos comerciais a relação é construída.
Aspectos éticos deverão ser levados em conta, cada vez mais por força de lei, tornando necessária a elaboração de um procedimento de análise dos parceiros para que a confiança e o relacionamento não sejam abalados.
As pesquisas podem ser realizadas em fontes públicas, como processos judiciais não sigilosos e score de crédito, como também por meio de busca por certidões negativas que atestem não constar irregularidades sobre o pesquisado.
Uma forma de complementar a tomada de decisão é a elaboração de um questionário objetivo para entender a real situação da empresa no que tange à sua integridade.
Não há um padrão nacional ou internacional a ser seguido para a elaboração desse tipo de pesquisa, principalmente devido à flexibilidade do escopo conforme o objetivo. Por essa razão, não há como definir métricas exatas de como deveria ser feito, mas delinear diretrizes lógicas de o que seria recomendável, do que chamamos de gestão de terceiros.
É indicado que os parceiros e fornecedores cuja atuação que tenham interação com ente público, que representem uma dependência significativa da sua operação, sejam os primeiros a serem avaliados. Logo após, os terceiros que possuem os maiores fluxos de recebimento de valores e atuação exclusiva com sua empresa.
Outra forma seria categorizar por departamentos, pelos times que possuem fornecedores sensíveis ao negócio como é o caso de distribuidores e fornecedores de matéria prima.
Por mais trabalhada que seja a régua de priorização, importante elaborar um plano para que todos os parceiros críticos sejam avaliados em algum momento, nem que seja em ondas futuras. Porém, mais do que trabalhar para avaliar todos os parceiros críticos, é necessário monitorá-los constantemente.
No trabalho realizado pela Deloitte em parceria com a International Chamber of Commerce em 2018 – “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do Compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos” – é exposto que o monitoramento de terceiros é a segunda maior preocupação das empresas pesquisadas.
A mesma pesquisa demonstra que 36% dos pesquisados acreditam que realizar uma pesquisa de integridade nesses terceiros é o maior desafio de um departamento de ética e riscos corporativos (compliance).
No que tange à pesquisa de integridade de terceiros, inicialmente, sugere-se informar o período de escopo dos trabalhos, apresentar a descrição da empresa e suas atividades, assim como seus sócios — dependendo do caso, podendo ser exploradas as particularidades de tais sócios, como demais participações societárias. Será interessante englobar a situação cadastral, financeira e processual da empresa, bem como as doações políticas por ela realizadas.
Adicionalmente, serão avaliadas as informações contidas em mídia negativa sobre a empresa pesquisada, sua presença em listas restritivas e a existência de seu programa de integridade. Ao final, serão apresentadas conclusões e recomendações que considerarão os achados das pesquisas.
Os resultados obtidos por meio de gestão de terceiros deverão ser comunicados à alta direção da empresa, de modo que haja pleno conhecimento sobre os parceiros de negócio e os principais pontos de atenção a seu respeito.
A ciência da alta direção quanto aos riscos mapeados e sua participação estratégica nas tomadas de decisão frente aos cenários apresentados faz parte das diretrizes de um dos mais importantes pilares de um programa de integridade, pois após apresentados os resultados é possível adotar precauções quanto aos riscos analisados, mitigando problemas futuros.
Após essa tomada de decisão sobre as precauções adotadas, inicia-se a fase final da gestão de terceiros, com o monitoramento. Devido à mudança constante dos quadros societários, liderança e/ou direção, é natural que os ambientes corporativos sofram alterações à medida que também se alteram os planos e objetivos.
Mesmo que permaneça inalterada a estrutura interna, circunstâncias externas bem como decisões radicais poderão gerar transformações corporativas inesperadas. Com o intuito de superar tal fluidez empresarial, é importante que o monitoramento dos terceiros deva ser uma rotina, buscando estar em dia com as transformações de seus parceiros de negócio, a fim de evitar impactos colaterais financeiros e reputacionais.
Tendo em vista que qualquer um poderá exigir uma análise daqueles com quem se contrata e assim decidir por rever ou encerrar tais parcerias, fica a importante reflexão: seus parceiros também poderão sujeitar a sua empresa aos mesmos processos de verificação. Será que sua empresa estará preparada para uma pesquisa de integridade? E mais do que isso, será que não caberia uma avaliação prévia do próprio negócio com o objetivo de antecipar qualquer tipo de questionamento?
*Bruno Galvão Ferola é sócio da P&B Compliance e advogado especialista em Compliance pela Fundação Getúlio Vargas em São Paulo. Pedro Arantes é advogado da P&B Compliance, especialista em Direito Penal Empresarial e Criminalidade Complexa pelo Ibmec/RJ.